政府公文格式|政府公文細節化寫作的理論與實踐

更新時間:2020-12-10 來源:基本常識 點擊:

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對于經常與文字打交道的文秘人員而言,掌握文章寫作的一般規律,具備各種常用文體寫作的基本能力,把握公文寫作的具體細節,是我們必備的素質。下面簡單談一談公文寫作中的一些基本常識和需要注意的幾個問題。

一、做好準備

“巧婦難為無米之炊”,只有準備充分,起草公文才能奮筆疾書,一氣呵成,反之就只能不知從何處入手,“十步九回頭”,寫了撕、撕了寫,別別扭扭,很難寫出“高屋建瓴,勢如破竹”的公文來。那么,起草公文需要做好哪些準備呢?
一要提高個人的思想修養和學識儲備。一方面,正確的世界觀、政治觀、道德觀、藝術觀、美學觀、歷史觀、倫理觀、文化觀對作者的文風、作品的質量至關重要。古人說:“志高者意必遠?!睂懽髡邩淞⒘苏_、遠大的理想,寫作時才能正確地“言志”,做到文意深遠。另一方面,“讀書破萬卷,下筆如有神”,作者只有博覽群書,對各方面的知識才能融會貫通、運用自如。同時,公文寫作要求的學識既要博,也要專,假如寫經濟方面的材料,沒有經濟學理論作基礎,寫政黨建設的材料,沒有政黨理論作基礎,那是寫不出好材料的。所以,平時我們要強化自己的思想境界修養,要增進自己多方面的文化科學知識的素養。二要掌握領導意圖、語言風格。所謂“領導意圖”,就是領導對撰寫某一公文的目的和打算。如果在起草公文前,不了解領導意圖,只能是自作主張,瞎寫一氣。所以,在公文寫作前,必須把領導意圖搞清楚。對領導意圖,了解得越具體越好,越透徹越好。當然,有時領導對領導意圖不可能談得那么具體、那么透徹,這要靠公文寫作人員平時對近期領導關注問題的掌握程度了,要靠充分發揮主觀能動性了。有了領導意圖,寫作就有了“尚方寶劍”,就知道寫些什么了?!罢Z言風格”就是領導講話風格和習慣。如果不了解領導的語言風格,講話稿寫的再好,與領導行不成共同語言,領導也不會欣賞。這就要求作者經常參加會議,感受氣氛,通過多種途徑掌握領導的語言風格。三要學習有關文件和報刊,深刻領會中央和上級黨委指示精神。中央和上級黨委指示精神,是各級黨政組織工作的指南。掌握了這個指南,工作就能沿著正確方向前進;離開了這個指南,就會迷失方向,甚至會走到斜路上去。公文寫作人員,只有深刻領會中央和上級黨委指示精神,才能在公文里正確體現中央和上級黨委指示精神,最全面的范文參考寫作網站才能保證中央和上級黨委指示精神在當地的貫徹和落實。所以,在起草公文前,我們必須通過學習,把近期中央和上級黨委指示精神領會深透,把準當前時代的脈搏。這是非常重要的。四要了解當地實際。各級黨委的任務,就是要做好中央和上級黨委指示精神與當地實際結合的文章。只有了解當地實際情況,才能做好上下結合這篇文章,才能有針對性地提出問題和解決問題。要了解當地實際,就要多翻閱一些資料,經常深入下去,搞些調查研究,事物是不斷發展變化的,現代化建設日新日異,新情況、新問題、新事物層出不窮,這就需要我們經常地了解當地實際,把握新鮮事物,否則,就容易犯“照抄、照搬、照傳”的毛病,就容易發生“言之無物,空話連篇”的弊端。這是公文寫作的大忌。五要統籌兼顧,科學組織。在遇到寫大材料或者是在省市領導來去匆匆,一人準備匯報材料來不及的時候,就需要多人合作,共同完成。經驗的做法就是采取“統—分—統”的組織寫作方法,即:統一研究寫作提綱,分頭去寫,最后一人統稿。這種方法注意的問題有三:一是根據各自的特長,科學分工。參加的人員有的對工業比較熟悉;有的對農業比較熟悉;有的對外貿比較熟悉;有的對穩定比較熟悉等等,各有特點,要注意發揮他們特長,誰熟悉哪方面的,就寫哪一部分,分工負責。二是擬稿人要按提綱去寫,如有大的變動,范文TOP100需征得主筆同意,以免走題;對一些細節問題,可以靈活掌握。三是主筆統稿時要把好“四關”,即:“政治關”,看看是否符合中央和上級黨委的指示精神,是否符合黨的路線、方針、政策;“實際關”,看看是否符合當地實際情況;“結構關”,看看結構是否合理、清楚,有無重復的地方,前后風格是否一致;“文字關”,看看文字表述是否準確,言簡意賅。該調整的調整,該刪減的刪減,該補充的補充。最后,送領導審查、定稿。

二、謀篇布局

文章謀篇布局的好壞,直接影響表達效果,所以在確立了公文的主旨后,就要圍繞主旨對整個公文結構進行謀篇布局,考慮文章的組織構造及它們之間的邏輯聯系,使其“首位開闔,繁簡奇飛,各極其度?!?/P>

(一)、基本要求

一是完整連貫,首尾圓合。所謂完整是指文章的結構布局有頭有尾,首尾圓合,通篇一體,連貫就是通篇一貫。要求文章的部分與部分之間,片斷與片斷之間,前言與后語之間,都要緊密連接,以一貫之,結構嚴謹、完美。二是疏密相間,錯落有致。我們在安排層次和段落時,長短要適當搭配,其密度不要均等,要根據公文主題表達的需要,有詳密、有疏落,使全篇布局疏密相間,錯落有致??傊?,要有的放矢,合理安排,才能使公文錯綜其勢,舒緩自如,給人一種抑揚頓挫、節奏鏗鏘之感。三是波瀾起伏,曲折變化?!拔乃瓶瓷讲幌财??!蔽恼虏季謶摮缜芍?。謀篇布局的波瀾起伏和曲折變化,反映了客觀事物的錯綜復雜和發展變化,同時,也能滿足讀者、聽者的審美要求。思想匯報專題但是,必須合乎法度,既要出人意外,又要在情理之中,要使開合、起落、曲直、伸縮等等,恰到好處。

(二)基本內容

文章的結構包括內部結構和外部結構兩種。

1、內部結構。所謂文章的內部結構,就是文章思路的內在邏輯結構。在敘述性文體里,稱之為“線索”;議論性、說理性文體里,稱之為“脈絡”。不管什么文體,只要有一貫到底的思路,一脈貫通的邏輯,它就必然有一縷貫穿的線索和脈絡。思路是線索和脈絡的基礎;線索和脈絡是思路的表現形式。文章的主題、人物、事物、中心事件、感情等都可以為線索,如《項鏈》以項鏈這一事物為線索,《紅樓夢》以愛情悲劇為中心線索等,線索無形地穿梭著全文的人物、事件和景物,構成嚴謹的藝術整體。作為黨委機關,我們平時處理的公文主要是說理性質的文體,基本遵循“提出問題——分析問題——解決問題”的脈絡形態,它自身必須要具有條理性、貫通性和嚴謹性,即:分清先后順序,有條不紊地表達思想;范文寫作合乎邏輯,合乎人們的思維形式,使文章流暢貫通;思想脈絡細密周嚴,沒有縫隙,沒有漏洞。

2、外部結構。所謂外部結構,就是文章的外部存在形式。

它的主要內容包括:一是層次和段落。層次是指文章各部分內容表達的次序,它著眼于思想內容的劃分,段落是行文時自然形成的基本單位,它側重于文字表達的需要。層次和段落既有區別,又有聯系:層次著眼于思想內容的劃分,段落側重于文字表達的需要;一般來講,層次大于段落,即幾個段落表達一個層次,但也有時段落的劃分恰好與層次一致,二者相等;層次安排方式有總分式、并列式、遞進式和對比式,根據作者的思想或者線索來決定,段落劃分強調的是集中、完整和勻稱。二是過渡和照應。過渡和照應是使文章內容前后連貫的一種重要結構手段。過渡在文章中起承上啟下的作用,它使先后相關的兩個層次和段落上下連貫,前后銜接。照應就是文章前后內容關照呼應,能使結構嚴密,脈絡連貫。
三是開頭和結尾。古人語“起句當如爆竹,驟響易徹,結句當如撞鐘,清音有余?!彼浴盎㈩^龍尾”是好文章的半壁江山,當然,怎樣開頭和結尾,應從文章的整體出發,有利于主題的表達和全文各部分的和諧。公文開頭多用開篇點題式:開門見山,起句發意,直接揭示主旨,如《背影》,“我與父親不相見已二年余了,我最不能忘記的是他的背影”;句句奪目,先聲誘人,起句漂亮,觸及中心,富有魅力,讓人一見鐘情,如杜牧《阿房宮賦》,“六王畢,四海一。蜀山兀,阿房出”;落筆入題,說明緣由,交代作者寫作的緣由;開頭總說,提攝全文,先揭示文章的中心,然后再分說。公文、特別是領導講話稿的結尾方式一般有兩種:醒明主旨,篇末點題;展望未來,鼓勵斗志,向人們提出希望,發出號召,指明方向,鼓舞人們為實現它去努力奮斗。

(三)如何謀篇布局

要鍛煉思路。謀篇布局是思路的表現形式,所以,我們寫文章要提高謀篇布局的能力,根本的是要認真鍛煉思路,加強思維活動的邏輯性、條理性的訓練。毛澤東曾說:“寫文章要講邏輯,就是要注意整篇文章、整篇講話的結構,開頭、中間、尾巴要有一種關系,要有一種內在聯系,不要互相沖突?!敝挥袑热萁涍^精心思考,對文章的謀篇布局做到胸有成竹,再動筆寫作,才能寫出結構嚴謹,邏輯性、條理性強的文章。要列好提綱,或打腹稿。這是起草公文的一道重要工序。按提綱寫稿子,有許多好處:可以幫你組織材料;可以使你想問題更周到;免得一面寫一面想,寫時吃力不討好。列提綱,一定要在掌握領導意圖和吃透“兩頭”的基礎上進行。提綱列的越細致越好,不要光列大題目,還要列小題目,就連每個小題目里各寫幾層意思,哪一層意思放在哪一個題目里面,也要考慮清楚。比較簡短的公文,可以不列提綱,但一定要打好腹稿。打腹稿,雖然不一定形成文字,但對文稿的謀篇不拘也要想明白。有了好的提綱或好的腹稿,文章等于完成了一半,起草公文就會得心應手。

三、語言錘煉

準確、簡潔、鮮明、易懂是公文語言的基本要求。準確。公文代表著領導機關或領導集體的聲音和意見,不準確,含糊不清,摸棱兩可,執行的標準就不好把握,就不好執行。簡潔。毛澤東同志說:“文字要簡短,使他們頃刻之間能看完;要精警,使他們一看起一個印象?!惫谋仨毢喍潭笠?,特別是領導講話一定要注意多用短句,忌用長句子,不要用過多修飾,把意思講明白就可以。鮮明。公文,不能像文學作品那樣,含蓄隱晦,深藏不露,更不能含糊不清,意向不明,它要求清楚、明白,無論贊成或反對什么、提倡或禁止什么、肯定或否定什么,都要非常確切地表述和說明,使人心領神會,一目了然。易懂。公文既要簡潔又要易懂,簡短而缺意,就只能使人看不懂。所以,寫公文不能嘩眾取寵;不能用那些華麗而不易懂的辭藻;不能用那些自己生造的語言;不能有“學生腔”、“文學腔”;不講空泛的“普通話”,多講實實在在的“地方話”,多用群眾語言。

四、需注意幾個細節問題

1、公文寫作的標題。標題實際上就是公文的題眼,是觀點及公文邏輯結構的集中體現。按照層次大小劃分,標題可以劃分為大標題、小標題,一級標題、二級標題等。標題的確立應根據公文的中心思想和層次要求具體確立,一篇文章的標題與標題之間應層次分明、邏輯嚴禁、相互照應。公文的標題既要求緊扣文意、層意、段意,不能跑題、偏題和以片蓋全,又要求語言簡潔精練,有些公文,比如講話的語言必須體現領導同志的感情色彩和風格要求。在公文寫作中,有時公文的內容較多,人們看起來、聽起來,留下印象的內容并不多,所記下來、留下印象的大多是文章的題目和各個標題,所以公文好的標題或標題群,能引人入勝,起到事半功倍的效果。

2、公文寫作的觀點。好公文的關鍵是要有新意和創意,按部就班,對著葫蘆畫瓢,體現不出個人的觀點是寫不出好公文的。所以公文寫作者平時必須通過經常學習黨政理論和相關專業知識,深刻領會上級政策,經常調查研究了解當地實際,多上下結合深入思考來提高自己的“悟性”,身在外而心在內,雖不是領導,但多從領導的角度來思考問題。同時,在執筆時,注意要以工作為中心,以思路為紐帶,把多個觀點、觀點群有機聯系起來,做到主次有位、先后有序,既前后園合,又錯落有致。

3、公文寫作中數據、圖表的應用。在公文寫作中,數據的應用是一種普遍性、經常性的事情,它是事物的量化,發揮著重要作用:一方面從字面來理解,“數”“據”顧名思義就是數字方面的根據,有理有據,只要有根據,事情道理才能講的明白,數據飽含信息起到一種說明的作用,讀者從數據中就可以清楚地了解事物的發展狀況,使其明了;另一方面應用數據說明事理,能使讀者感到真實,數據都是通過統計得來的,具有真實性的特點。圖表的應用相對的來講,具有局限性,它只限于“看”的公文并且要求讀者具有一定的專業知識,但它更具有直觀、立體、動態的特點和優點,適合情況上報、署名文章、調查報告等文體。數據、圖表的作用決定了其來源、取舍、應用必須堅持一定的標準,注意以下幾點:一是來源的權威性,一般來講,數據應以統計局的為主,其中稅收數據以國稅、地稅的為主,沒有統計局的,有部門的、鄉鎮的數據,以部門的為主。個人拿不準的,讓領導定奪。二是數據應用要統一。不同材料里面,如黨委、政府的材料數據要一致。同一材料不能出現前后矛盾、不一致。三是數據要科學分析。特別是在沒有權威數據可以參照的情況下,必須經過科學分析才能應用,單個數據的應用加減不能超過 和、差的數據。四是圖表的應用一定要規范,經過專業人員驗證其正確性,方可使用。

4、資料、語言方面的取舍。修改過程中的取舍。對于初稿,一定要進行修改,通過縝密的思考,根據公文的性質,進行語言錘煉,看看哪些材料可以去掉,哪些必須保留,哪種表達方式更為精妙和符合領導語言風格。對于引用的材料,關鍵把握一點:拿來主義,以“有用”為原則,吸其精華,去其糟粕。簡單的引用,無疑于一件單色的衣服補上了一塊花補丁,補丁雖好,但影響了整體的和諧。所以,對借鑒的材料一定要加以認真改造,根據公文主旨和文章的邏輯結構,對引用的材料進行再加工,與實際情況結合起來,與公文的整體邏輯結構和語言、語氣統一起來,做到天衣無縫、錦上添花。

5、無紙化辦公還要不要動筆。隨著電腦的普及、電子政務的發展,無紙化辦公成為辦公室發展的趨勢,但動筆仍然不可或缺。從健康的角度考慮,長時間坐在電腦前,對眼睛、肌體的健康無疑會造成很大的傷害,需要動筆。從思考的程度考慮,動筆寫作時作者的精力更為集中,思考問題的深度、廣度更為深廣,長時間坐在屏幕前,容易造成疲勞,精力分散影響思考程度


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